Man versteht unter der Aktenvernichtung die fachgerechte Vernichtung von Datenträgern aller Art. Dazu gehören Aktenordner genauso wie EDV-Listen etc. Die darin enthaltenen Informationen werden dabei professionell und datenschutzkonform vernichtet.
Damit vertrauliche Daten nicht in falsche Hände geraten, ist es gerade für Unternehmen von großer Bedeutung, ihre Dokumente und Akten zertifiziert nach den gültigen Vorgaben zu entsorgen. Und dabei gibt es einiges zu beachten.
Was ist eine zertifizierte Vernichtung von Daten?
Eine zertifizierte Vernichtung von Akten und Daten bedeutet, dass der Abtransport in speziell dafür vorgesehenen Sicherheitsbehältern und mit zugriffssicheren Fahrzeugen erfolgt. Sämtliche Sicherheitsregeln, die in der DSGVO vorgegeben sind, müssen dabei eingehalten werden.
Insofern ist es sinnvoll, wenn Firmeninhaber ihr gesamtes Personal für das Thema sensibilisieren oder sogar auch schulen, damit das heikle Thema der Datenvernichtung nicht etwas dem Zufall überlassen wird.
Die Sicherheitsstufen bei der Aktenvernichtung:
klassifiziert nach DIN 66399
In dieser DIN-Norm werden die Sicherheitsstufen für die Klassifizierung von Daten festgelegt. Hierin steht, wie Akten vernichtet werden müssen. Das heißt, dass die betreffenden Akten in Sicherheitsbehältern und zugriffssichere Autos transportiert werden und dass jeder, der an der Vernichtung beteiligt ist, darauf achtet, dass sämtliche Sicherheitsregeln auch beachtet werden. Es darf niemandem erlaubt oder möglich sein, Einsicht in die Verbindungsanlagen zu nehmen. Die Vorgehensweise ist wie folgt: Die Papiere werden geschreddert und durcheinander gemischt. Danach wird der Papierabfall zu einem Ballen gepresst und wiederverwertet, nur so kann gewährleistet werden, dass die Daten vertraulich bleiben.
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